ナレッジ共有で業務を効率化!ナレッジ共有の方法&おすすめツール

「社内の情報共有を行って業務の効率化をはかりたい」「ナレッジ共有ツールは何を使えばいい?」このようにお悩みの方もいるでしょう。

そこで注目されているのが、社内の情報や業務のノウハウを共有できるナレッジ共有ツールです。

 

今回はナレッジ共有とは何か、どんなメリットがあるのかを紹介。

またナレッジ共有ツールの選び方についても解説しているので、ぜひ参考にしてみてください。

 

社内の情報共有を円滑化して、生産性アップを目指していきましょう。

ナレッジ共有とは?業務効率化に役立つ!

ナレッジとは「知識」や「情報」を意味する和製英語です。

近年、人手不足やデジタル化の影響によって、ベテラン社員の持つ知識やノウハウを後輩へ引き継ぐ機会が少なくなってきました。

 

そのため、せっかくの有益な情報が失われてしまったり、必要な情報が社内で共有できなかったりすることが増えています。

そこで注目されているのが社内のナレッジ共有。

 

業務のノウハウや効率的な手法をクラウド上で共有することで、業務効率化を目指せるのです。

ナレッジを共有するメリットは?3つの利点

ナレッジ(知識)を共有するメリットはおもに3つあります。

 

  • 社員のスキルアップに役立つ
  • 正確な情報を共有できる
  • 業務効率化に役立つ情報を共有することができる

 

このように、ナレッジ共有は業務の効率や生産性アップに大きく貢献できると言えます。

では具体的にどんなメリットがあるのか、詳しく見ていきましょう。

社員のスキルアップに役立つ

先輩社員やベテラン社員のナレッジを社内で共有することで、社員のスキルアップに役立ちます。

また分からないことを聞くのではなく調べる習慣がつけば、社員の自主性アップにもつながるでしょう。

 

さらに業務に関してノウハウを共有すれば、新入社員の教育期間を短縮することも可能。

教育期間が短くなれば、教育コストも削減できるでしょう。

正確な情報を共有できる

社内の情報をクラウド上で管理すれば、情報の伝達ミスや認識ミスを減らせるでしょう。

とくに口頭での情報伝達は正確性に欠けたり、正しく伝わらなかったりするケースもあります。

 

その点、ナレッジ共有すれば全社員に正確な内容を伝えることが可能。

さらに部署という垣根を越えて情報を共有すれば、1つの部署では考えなかった新しいアイデアが生まれる可能性もあるでしょう。

業務効率化に役立つ情報を共有することができる

クレームに関する対処法や業務を処理する方法を共有すれば、業務効率化に役立てることができるでしょう。

ベテラン社員や業績が高い社員がたくさんの社員を教育するのは現実的に難しいですが、クラウド上にノウハウやスキルを公開すれば、一度にたくさんの社員が学習することが可能。

 

新入社員はもちろん、中途採用した社員や部署を異動した社員にとっても役立つでしょう。

ナレッジ共有はどんな方法が最適?ツールを導入する利点

ナレッジ共有ツールを導入するメリットはおもに以下の2つです。

 

  • サーバーの横断・システムの連携が可能
  • 関連するナレッジをレコメンドできる

 

多くの企業では各部署でシステムが構築されているため、情報の形式が違うケースがあります。

しかしナレッジ共有ツールはシステムを連携させることができるので、部署を越えてスムーズな情報収集が可能。

 

またナレッジ共有ツールは部署によって異なる多くの情報を適切に管理することができます。

さらにレコメンド機能がついているツールは、関連する情報や検索履歴からおすすめの情報を表示してくれるため、必要な知識や情報を幅広く収集できるでしょう。

ナレッジ共有ツールの選び方は?3つのポイント

ナレッジ共有ツールを選ぶときは、以下の3つのポイントをチェックしましょう。

 

  • 誰もが使いやすいツールである
  • セキュリティがしっかりしている
  • サポートが充実している

 

ツールの導入には価格も重要なポイントですが、社員が利用しやすいツールを選ぶのがおすすめです。

では選び方のポイントについて詳しく見ていきましょう。

誰もが使いやすいツールである

ナレッジ共有ツールを選ぶときは、社員にとって使いやすいものを選ぶのがおすすめ。

いくら便利なツールも、社員が使いこなせなければ意味がありません。

 

とくに社員の年齢層が幅広いと、ITリテラシーが高くない社員もいるでしょう。

そういった場合は機能がたくさんあるツールよりも、シンプルで直感的に操作できるツールが最適です。

セキュリティがしっかりしている

ナレッジ共有ツールの導入は社内の情報を手軽に共有できるメリットがありますが、反対に情報が流出する可能性もあると頭に入れておきましょう。

そのため、ナレッジ共有ツールを導入する際はセキュリティがしっかりしているものを選ぶのがおすすめです。

 

とくに無料のツールはセキュリティが不十分である可能性があるので、注意が必要です。

社内のセキュリティ基準を明確にし、その要件に対応できるツールを選びましょう。

サポートが充実している

導入後のサポートはもちろん、導入サポートも行っているツールを選ぶと、知識がなくても簡単にナレッジ共有ツールを導入できます。

電話での問い合わせはもちろん、チャットサポートなどがあるツールは使いやすいでしょう。

 

また使い方や不明点を解消できるページがあると、困ったときに検索して対応できるので便利です。

おすすめのナレッジ共有ツールは?UMUがおすすめ!

シンプルで使いやすいナレッジ共有ツールをお探しなら、「UMU」がおすすめです。

UMUは最新のAI機能を採用したラーニングプラットフォーム。

 

eラーニング、ラーニングアナリティクス、ナレッジ共有などを行うことができます。

ナレッジマネジメントに関しては以下のようなことが可能です。

 

  • 社員1人1人が気軽に知識を共有
  • 社員同士、意見を出し合ったり話し合ったりできる
  • 断片化されたナレッジをリアルタイムで更新、追跡
  • ナレッジの検索
  • AIによるナレッジのレコメンド

 

またUMUはサポート機能も充実。

ITリテラシーが高くなくても簡単に導入できる支援や、トラブルサポートなども行っているため、手軽にツール導入できます。

 

大手企業も多数UMUを導入するなど、信頼性の高いセキュリティも大きな魅力。

UMUの詳しい特徴や豊富な機能は以下のページでチェックしてみてください。

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まとめ:ナレッジ共有で大切な知識やノウハウを活用する!

社内に埋もれている知識やノウハウは意外にもたくさんあります。

とくに終身雇用が一般的ではなくなってきている近年、ベテラン社員や業績の高い社員のナレッジは若手社員に受け継がれないまま失われているケースも。

 

ナレッジ共有を行えば、部署を越えて社員がナレッジを業務に活かすことができ、個人のスキルや業績アップが見込めます。

また正しい情報を共有することで、伝達ミスも減らせるでしょう。

 

ナレッジ共有ツールを導入すれば、各部署にある断片的な情報もスムーズに共有可能なので、ぜひ検討してみてください。

大切な財産であるナレッジを共有し、個人や会社の生産性アップを目指しましょう。

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