新しい時代のラーニングプラットフォーム、UMU（ユーム）を提供するユームテクノロジージャパンです。

テレワークと生産性の関係については、これまでにも様々な議論が交わされています。
テレワークという就労形態自体はコロナと共に始まったことではないのですが、今までは一部でしか適用されていなかったものがこうも多くの割合で導入されるようになると、やはり弊害は出てきているようです。

環境の問題、管理の問題、コミュニケーションの問題など懸念すべき項目は多々あるかと思いますが、大事なのはこれらが生産性にどう影響しているかということではないでしょうか。
テレワーク下において企業がいかに生産性を保ち前進し続けることができるのか―今回はこのテーマについて考えてみたいと思います。

 

UMUの記事『6つのヒント→脳のしくみに基づき行動を変化させる』では、ATDのブログからBrittAndreatta氏の「脳の仕組みに基づいて、実際に行動を変化させるための6つのヒント」というコラムを紹介しているので、ぜひ合わせてご覧ください。

テレワークで生産性は上がるのか？下がるのか？

テレワークの導入で生産性は上がるのか下がるのかは、企業それぞれの事業や社員が異なるので一概には判断できません。
新型コロナウイルスの影響により、企業では在宅勤務やリモートワークなどに移行した業務も多くあります。

テレワークへの移行のための、デバイスの確保やツールの使い方の習得などの環境設定に工数を取られ、生産性が下がったことは否めません。
ただ、テレワークが常態化しても「テレワークで生産性が下がった」と感じているなら、原因を掘り下げる必要があります。

生産性が下がる要素を把握したうえで、生産性を上げるための環境づくりが重要です。

テレワークで生産性が下がる3つの要素

テレワークで生産性が下がる理由は、以下3つの要素が影響している可能性があります。

• 業務の方向性や状況、進捗などが共有できていない
• コミュニケーションが不足がちになる
• 社員それぞれの労働環境が不明

業務の方向性や状況、進捗などが共有できていない

テレワークでは業務の方向性や状況、進捗などが共有しづらいので生産性を下げてしまう要因になる可能性があります。
情報を共有するツールは無数にありますが、効率的に使用するのは容易ではありません。
ここでは、オフィスワークとテレワークを比較して生産性低下の要因を探ります。

オフィスワークでは容易に共有できる

例えばオフィスで仕事をする場合は各担当業務や期限、全体の進捗状況をホワイトボードなどにまとめて掲示することができます。
誰もが何の操作も必要なく確認できるので、特に意識しなくても業務の状況や進捗の把握が可能です。

状況や進捗を簡単に把握できることで、ペースを調整することや遅れがちな業務にウエートを移すこともできます。
同じ業務を行っているチームで効率的に業務を進められるため、生産性は低下しづらい環境といえるでしょう。

テレワークでの共有は難しい

一方テレワークでは、状況や進捗をひと目で確認できる環境がありません。
情報を共有できるツールは多くありますが、確認のために操作を行うという作業が伴います。
同じ業務に関わるすべての社員に、業務の状況や進捗報告を同じ意識やタイミングで行わせるのも簡単ではありません。

生産性低下の原因なので一人ひとりを調査できればいいのですが、工数がかなりかかってしまいます。
このようにテレワークでは簡単に状況や進捗が確認できない環境だと、生産性を下げる可能性があるのです。

コミュニケーション不足に陥りやすくなる

コミュニケーションが不足がちになるのも、生産性を下げてしまう要因です。

テレワークの場合、社員はそれぞれ自宅など離れた場所で業務を行います。
同じ場所にいないため、社員同士のコミュニケーションが取りづらい環境になるのです。
電話やメール、チャットツールなどを利用するとコミュニケーションは取れますが、「ちょっとここがわからない」と思ったときには、同じ場所にいる人と会話するほど気軽にはできないでしょう。

また、コミュニケーションが不足になることで、以下のような問題があります。

• 情報の共有が遅い
• 相談や確認が遅れる、または躊躇してしまう
• 表情が見えないのでニュアンスが伝わらない
• 文章でわかりやすくまとめる必要があり工数がかかる

離れている場所で仕事を行うため、コミュニケーションが不足するのは当然です。
さまざまなコミュニケーションツールはありますが、やり取りは遅れてしまうため生産性の低下につながります。

社員それぞれの労働環境が不明

テレワークは社員それぞれの労働環境を確認できないため、万が一、社員が手を抜いてしまうと生産性は下がってしまいます。

しかしテレワークで社員が手を抜いてしまうのは、サボりたいという気持ちだけではありません。
オフィスワークでは始業時間や休憩時間、終業時間がしっかりと設けられいるのでメリハリをつけて仕事を行えます。

反対にテレワークでは自身の労働時間を管理できません。
「〇〇日までに〇〇を終わらせる」という期限は設けられますが、時間での管理するのは難しいのです。

社員は期限を目安に業務を行うため、時間のメリハリをつけれずに集中力やモチベーションを保てなくなります。
それにより生産性が下がってしまうケースもあるのです。

 

UMUの記事『「知っている」から「できる」への道のり。情報は活用してこそ意味がある』では、テレワーク時における効果的な情報伝達のいくつかのポイントを紹介しているので、ぜひ合わせてご覧ください。

テレワークで生産性を上げるための3つのポイント

テレワークで生産性を上げるには下げる要素を把握したうえで、対策することです。以下3つのポイントを意識して対策しましょう。

• コミュニケーションをとりやすい環境づくり
• 労働時間を管理できるシステムを導入する
• テレワークを効率化するツールを導入する

コミュニケーションをとりやすい環境づくり

テレワークで生産性を向上させるには、どこで仕事をしていてもタイムリーに情報共有できる環境が必要です。

テレワークでは、オフィスワークと在宅ワークの社員間でのスムーズなやり取りをかかせません。
用事があるときだけ連絡する体制では、情報共有に漏れが生じる可能性がありますが、社員が上司や同僚とコミュニケーションをとれる環境をつくっておけば、仕事の状況や進捗などの確認も簡単に行なえます。
また、情報をスムーズにやり取りすることで、改善点も見えてくるので対策することもできます。

在宅勤務者はコミュニケーション不足により孤独や不安を感じるものです。
毎日決まった時間に社員同士でコミュニケーションをとる機会を設ければ、在宅勤務者のメンタルヘルスケアにもつながります。

労働時間を管理できるシステムを導入する

テレワークの労務管理のため、出退勤を管理できるシステムを導入することも検討しましょう。
在宅勤務の社員は監視されていると感じるかもしれませんが、テレワークでありがちな長時間労働を防ぐ目的もあります。
また、勤務時間を管理できるということは仕事にメリハリをつけることもできるので、生産性を上げられる可能性もあります。

出退勤を管理できるシステムとは、ログイン情報と労働時間を関連づけするシステムです。
テレワークでは、社員一人ひとりを評価するのは簡単ではないので、システムを導入することで、評価の基準や参考にすることもできます。

テレワークを効率化するツールを導入する

テレワークを効率化できるツールを導入することも検討しましょう。

テレワークを効果的にする、おもなツールは以下の4つなどです。

• チャットツール
• オンライン会議ツール
• パソコンの利用状況を確認できる業務可視化ツール
• 進捗やタスクの管理ツール

UMUは、テレワークを効率的にする双方向プラットフォームで、UMUを導入することにより、スムーズなコミュニケーションが行えます。
テレワークで生産性を下げるさまざまな要素を改善できるので、ぜひご相談ください。

 

言わずと知れた日本を代表する経営コンサルタント、国際的マーケッター、そしてベストセラー作家である神田昌典氏をお迎えして開催したオンラインセミナー。その一部をUMUの記事『リモート営業は生産性を上げられる大チャンス！？』で紹介しているので、ぜひ合わせてご覧ください。

テレワークで生産性が上がった企業は？

日本国内において、テレワークで生産性を上げた企業の事例を紹介します。

チューリッヒ保険会社は在宅勤務率95%を達成し、今後の目標として100%を掲げている企業です。
新型コロナウイルスによる緊急事態宣言中においても、顧客満足度を上昇させた実績があります。

生産性を向上させた要因は、テレワーク移行前の準備と移行後の取り組みです。

【テレワーク移行前】

• テレワークに対する不安の解消
• テレワーク環境の整備
• オフィスワークが必要な業務の整理
• テレワーク同意書の取り付け

【テレワーク移行後】

• メンタル面やモチベーション維持のサポート
• ステータスの可視化

取り組みでは、在宅で勤務する社員へのケアが目立ちます。
前述の通り、オフィスで行っていた業務を在宅で行うのは不安があるものです。
生産性上げるには設備環境も大切ですが、実際にテレワークを行う社員が働きやすい環境づくりが重要といえるでしょう。

 

UMUの記事『【導入事例】使い方は無限！研修による拘束時間を教育プラットフォーム「UMU」で大幅カットに成功。』では、UMU導入により企業内の学びの圧倒的な生産性・高い効果性を実現された中山友洋（なかやまともひろ）さんをゲストに導入事例を紹介しているので、合わせてご覧ください。

UMUはテレワークの生産性を上げる！下げる要因を改善

UMUは学びのプラットフォームです。UMUはテレワークの生産性向上につがる効果的な働きを発揮します。
発言や投稿に対してコメントやフィードバックを気軽に返せるので、オンラインでスムーズなコミュニケーションを可能にします。
また、情報共有や行動の可視化、データの蓄積なども容易なのでテレワークの効率化が期待できます。

テレワークに強いプラットフォームとして、UMUを積極的に取り入れてみてはいかがでしょうか？

UMUについて詳しく知る

 

まとめ

テレワークについて「生産性が下がる要因」「生産性を上げるためのポイント」を中心に解説しました。生産性を上げるには、生産性を下げる要素を理解して対策することです。

 

情報共有や進捗状況、社員の取り組み姿勢なども大切ですが、もっとも重要なのは在宅社員のメンタルヘルスケアかもしれません。

 

テレワークではコミュニケーション不足による孤独を感じやすい環境です。そのためコミュニケーションを円滑にとれる環境づくりこそが、生産性を上げる近道になるでしょう。

 

UMUは双方向プラットフォームです。円滑なコミュニケーションができるのでテレワークを検討しているなら、ぜひお問い合わせください。