リファレンスチェックの意味と採用に使える3つの質問・回答例を紹介

採用プロセスにおいて、採用担当者は書類選考や面接を通して求職者の実績や人柄を理解していきます。
直接本人と話す時間は短く、書類内の情報も限られている上、得た情報が正確だという確証はありません。
そこでリファレンスチェックを導入することで、採用のミスマッチ予防や選考プロセスの効率化などに役立ちます。
この記事では、リファレンスチェックの目的やメリット、成功のコツについて解説します。
実際のリファレンスチェックでホワイトペーパーとして使える質問・回答例も紹介しますので、ぜひチェックしてください。

リファレンスチェックとは?


リファレンスチェックとは、採用候補者が提示している経歴や人柄などの情報を、本人の勤務先の同僚または上司に確認する方法です。
中途採用で用いられています。外資系企業では人事の必須業務とされるほど一般的で、近年では日本国内でも導入企業が増えています。

 

リファレンスチェックでは、役職や実績、勤務態度など在職時の仕事に関する項目を、回答者となる推薦者へ確認します。
本人確認や身元保証とは異なる位置付けであり、採用する企業側だけでなく、応募者にとっても信用性アップなどのメリットが見込めます。

リファレンスチェックのメリットは?実施目的は3つ


リファレンスチェックを実施することで、採用側は選考プロセスの効率化や採用後の人材管理などのメリットが得られます。ここでは、採用側にとって下記3つのメリットを解説します。

  • 採用でのミスマッチ予防
  • 信頼関係の構築
  • 入社後のマネジメントへの活用

各項目について詳しく見ていきましょう。

採用でのミスマッチ予防

リファレンスチェックによって客観的な情報を選考に活用できるため、採用時のミスマッチを減らせます
本人の申告内容が第三者の提供情報と食い違っていると、採用後にお互いが不満を抱えることになりかねません。
中途採用では、特に即戦力になる人材が求められており、想定していた採用基準よりもスキルが足りない場合、即戦力として活躍することが難しいでしょう。
そもそも社風に合わず、早々に退職される可能性もゼロではありません。
同時に、リファレンスチェックを通して候補者の離職理由や抱えていた課題などを把握でき、離職率の改善や育成コストの削減にも役立ちます。

信頼関係の構築

リファレンスチェックで候補者の提供した情報が確認できれば、採用側と候補者の信頼関係の構築が進みます
リファレンスチェックは、応募者が経歴詐称していないかを確認する手法でもあります。
万が一候補者が経歴詐称していた場合、リファレンスチェックで検知でき、採用を見送るなどの対応策を検討できるでしょう。

 

逆に言えば、リファレンスチェックで嘘がないとわかれば、採用選考の時点で信頼性が高まります。
候補者本人が作成した職務経歴書や、本人との面談という主観的な情報提供だけでは事実確認が難しい場合も、リファレンスチェックによりスムーズな受け入れにつながります。

入社後のマネジメントへの活用

リファレンスチェックで得られた採用候補者に関する第三者からの評価や評判は、入社後のマネジメントに直接活かせます
主観的な情報と、第三者の客観的な情報を併用できるリファレンスチェックを通して、候補者に対する理解を深めることが可能です。

 

結果、候補者本人と配属先双方が効率良く業務に取り掛かれるでしょう。
本人の強みや弱み、コミュニケーションの取り方、成果を出しやすい条件などが先にわかっていることで、入社後の配属決めやOJTの成功につながります。

 

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リファレンスチェックの依頼方法は?専門サービスも


リファレンスチェックの方法は、電話や書類のやり取りが一般的ですが、メールやチャットなども用いられます。
転職エージェントの紹介の場合、転職エージェントに採用側からリファレンスチェックの依頼が来る場合もあります。
近年は、リファレンスチェックをオンライン上で完了できるサービスも多く登場しており、効率的に進めるために導入する企業が増えています。

 

リファレンスチェックにかかる時間は、スムーズなら数十分ほどの電話と資料作成時間のみです。
結果レポートは、オンラインサービスで数日、郵送などは約1週間ほどで送付されます。

リファレンスチェックの流れは?手法で期間が異なる


リファレンスチェックは、通常内定前後のタイミングで実施されます。
内定前の最終面談後での場合は「内定を出すかどうかの意思決定」、内定後の場合は「内定者の実績の裏付け」という役割です。

 

推薦者に直接ヒアリングをする、推薦者に書類を記入してもらう、第三者機関を使って行うなど、ケースにより詳細は異なります。
共通する基本的な流れとしては、下記の通りです。

 

  1. 1.採用候補者に趣旨や方法を説明し、リファレンスチェックの承諾を得る
  2. 2.回答を依頼する推薦者を決める
  3. 3.リファレンスチェックの実施・ヒアリングを行う

リファレンスチェック成功のポイント2つ


リファレンスチェックを行うあたり、押さえておきたい「人選」と「内定取り消し」に関するポイントを解説します。
特に、内定後のリファレンスチェックは労働法との兼ね合いもあり、違法とならないよう注意が必要です。
採用を成功させるために参考にしてください。

リファレンスチェックは誰に頼む?人選でのポイント

リファレンスチェックを依頼する推薦者選びは重要なポイントです。
一般的には、採用候補者の上司や部下、同僚に頼みますが、もし依頼できる対象者がいない、あるいはリファレンスチェックの回答を断られた場合は、取引先も含め候補者の仕事ぶりがわかる人物にお願いしましょう。
可能であれば複数人から回答をもらっておくと、人物の理解がより進みます。

 

推薦者がリファレンスチェックが何か知らない場合は、先にどういうものなのか説明することが大切です。
また、なりすまし防止のため、多くのリファレンスチェックサービスでは回答する人の本人確認を実施している点も事前に周知しておきましょう。

リファレンスチェックは違法?内定取り消しの注意点

リファレンスチェックを利用して採用の可否を決定する際には、個人情報保護法に抵触しないよう注意が必要です。
採用候補者に知らせることなく、応募情報をもとにリファレンスチェックを実施すると、同法に抵触してしまいます。

 

また、内定を出した時点で労働契約が発生し、労働契約法の第16条で定められている通り「客観的に合理的な理由がない限り、解雇は無効」です。
採用候補者の同意を事前に得た上で、リファレンスチェックを行うよう徹底しましょう。
内定取り消しは慎重に進めてください。

 

(参考:厚生労働省「労働契約法」

https://www.mhlw.go.jp/web/t_doc?dataId=73aa9536&dataType=0&pageNo=1

リファレンスチェックの質問・回答例まとめ


ここからは、リファレンスチェックの採用側の質問例と回答例を、次の3つの項目に分けて紹介します。

  • 勤務実績
  • スキル・実務能力
  • 人物像

わかりやすい数値や具体的なエピソードを、回答として引き出せる質問が理想的です。
質問例と回答例を参考にして、自社の選考用にアレンジしてください。

1.勤務実績

採用候補者の勤務実績を確認するために、下記に関する質問に回答してもらいましょう。

  • 在籍期間
  • 学歴
  • 職務経歴(以前の職歴、チーム人数、給与など)

 

【リファレンスチェック質問例・回答例】

  • 採用候補者の在籍期間はいつからいつまででしたか?
  • 採用候補者は、当社で○○年○○月から現在の○○年○○月まで在籍しています。

 

  • 採用候補者が以前はどのような会社で働いていたか教えてください。
  • 以前はXX株式会社にて○○年○○月からY年間勤務していたと聞いています。

 

  • 採用候補者の役職や職務内容はこれで間違いありませんか?
  • 採用候補者の申告通りで、間違いありません。

 

  • 候補者の勤務状況はどうでしたか?
  • 遅刻や欠勤、居眠りなどはなく、日々熱心に勤務していました。

2. スキル・実務能力

スキルや実務能力に関する質問では、特に達成した数値やプロジェクトの内容などが確認できる質問が望ましいでしょう。

  • 仕事の内容、役職
  • 実績や成果(表彰、ランキングなど数値)
  • 仕事へ取り組む姿勢
  • 強みや弱み
  • 会社から期待されていたこと

 

【リファレンスチェック質問例・回答例】

  • 採用候補者の最も大きな成果と最も印象に残っているエピソードを教えてください。
  • 採用候補者は、○○プロジェクトのリーダーに抜擢され、期限までにXXを達成、プロジェクトは成功しました。

 

  • 採用候補者の強みと弱みを具体的に教えてください。
  • 採用候補者の強みは、周囲を巻き込む力です。違う部署の社員からも、円滑なコミュニケーションで協力を取り付けています。 弱みは、集中しすぎて周りが見えないことがある点ですが、本人は自覚があり注意しているようです。

 

  • 急な対応や大きな問題があったとき、求職者はどのように対応しましたか?
  • 採用候補者はまず状況を俯瞰して、やるべきことを明確化した上で対応していました。

3. 人物像

人物像に関する質問では、業務に関することだけでなく、可能な範囲でプライベートのエピソードを交えてもらうと良いでしょう。

  • 勤務態度
  • 社内の人間関係
  • 仕事に対する価値観
  • プライベート活動(知りうる範囲で)

 

【リファレンスチェック質問例・回答例】

  • あなたと採用候補者との関係性を教えてください。
  • 当方は、採用候補者の直属の上司で、上司と部下の関係です。

 

  • 採用候補者のストレス耐性やメンタルに関して懸念事項はありますか?
  • 周囲の評価を多少気にすることはあったようでしたが、ストレス耐性に大きな懸念はなく、 メンタル面も特に気になる点はありません。

 

  • 採用候補者は上司や部下との折り合いが悪いと思うことはなかったですか?
  • 特にありません。周囲とのコミュニケーションは良好で、気配りも丁寧だったので、周囲からの評判も良好でした。

 

  • 採用候補者とまた一緒に働きたいと思いますか?
  • 機会があれば一緒に働きたいですが、採用候補者はステップアップのために転職されますので、応援したいと思っています。

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採用選考では、採用側が求めるスキル・経験、人物像を明確にしておくことが大切です。
人材採用はリソースがかかる業務であり、他の業務を圧迫しないためにも要点を押さえて効率的に進める必要があるでしょう。

 

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まとめ:リファレンスチェックで最適な人材採用を

リファレンスチェックは、採用候補者の実績や人物像を、同じ職場の社員からヒアリングする方法です。
採用におけるミスマッチの予防や入社後のマネジメントへの活用、信頼関係の構築による効率化など、採用側と応募側両方にメリットがあります。

記事内で紹介した質問例と回答例を参考にして、リファレンスチェックを採用プロセスに取り入れましょう。

 

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