テクノロジーの進化に伴い、かつて新入社員に任されていた事務作業や補助的な仕事は激減し、近年では、新人に対しても早い段階から現場で活躍することが求められるようになりました。
しかし、「新入社員が配属先で順調に成長していること」を把握することは、決して容易ではありません。
今回は、多くの企業が活用しきれていない「新入社員の一人前行動チェックリスト」とその活用事例について紹介します。

新人教育を行う目的とは

新人教育において目的を決めることは重要です。
OJTや新入社員研修を通して、どういう状態になるのかというゴールが決まれば、何を教えるべきか自動的に明確になります。
また、研修を受ける側の積極性にもつながるでしょう。

 

代表的な新人教育の目的は下記のとおりです。

• 社会人としての責任感や主体性を習得する
• 経営理念や組織図など会社組織の文化を学ぶ
• ビジネスマナーや就業ルールを学ぶ
• 業務に必要な業界知識や社内用語を覚える

「ビジネスマナーを身につける」「専門用語やツールの使い方を学ぶ」などは新人教育における目標設定例です。
例を参考にしつつ、目的と目標に沿った教育を実践する必要があります。

 

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新入社員への仕事の教え方とは？4つの教えることリスト

新入社員への効果的な教育には、最初に教えることや手法などの明確化が必要です。
ここでは、新入社員への仕事の教え方における4つの手順を解説します。

1. 仕事の目的と全体像を伝える
2. やり方を説明し実演する
3. 本人にやってもらう
4. 評価とフィードバックを行う

各項目における要点を詳しく見ていきましょう。

1.仕事の目的と全体像を伝える

新入社員の教育における最初のステップは、仕事の目的と全体像を教えることです。
なぜこの業務を行うのか、業務の目的や全体イメージがないまま作業の指示を出しても、やる気は起きにくいでしょう。
また、積極性やモチベーションの低下にもつながります。

 

組織としての背景や作業の位置づけを伝えることで、仕事の必要性を理解した上で取り組むことができ、やりがいが生まれます。
新入社員の目標や状況を先に把握しておくと、説明の説得力が増すでしょう。
また、新入社員に教えることのリストを事前に作成しておくことによって、伝え忘れを防ぎます。

2. やり方を説明し実演する

仕事の目的と全体像を説明して、イメージを持ってもらった後で、具体的な作業のやり方の説明に入ります。
各段階における細かな手順を詳しく解説するために、マニュアルがあるとスムーズです。
また、基本手順と間違いやすいポイントなどは、事前に整理しておくと説明時に役立ちます。

 

やり方の説明とセットで、本人の目の前で実演します。
やってみせることで、作業が具体的にイメージしやすくなるでしょう。
また、実際に他の人がやる姿を見て自分もできるイメージが定着するため、不安や心配の解消にも効果的です。

3. 本人にやってもらう

説明と実演を行った後で、新入社員に仕事を経験してもらいます。
学習と成長の大切なチャンスを奪わないよう、教育側はやり方がわかっていても、途中で口出せず見守ることが重要です。

 

基本的には、本人だけで最後まで終わらせます。
完全に方向が間違っている場合は、ヒントだけを提示しましょう。
軌道修正も本人に任せることで、「できた」という自信につながります。

 

営業など取引先とのやり取りは難しいですが、書類作成などの社内業務であれば、マニュアルを見て説明させることも有効です。

4. 評価とフィードバックを行う

新入社員が業務を一通り経験できたら、評価とフィードバックを行います。
客観的な事実に基づき、良かった点と改善できる点の両方を具体的に伝えることを意識しましょう。
良い点をしっかり褒めることで、モチベーション向上につながります。

 

改善点がある場合は、なぜ良くなかったのかという理由と具体的な対策例をセットで指摘することが大切です。
新たなやり方が見つかることがやる気が生まれ、自分なりに考えるきっかけにもなるでしょう。
一般的にはフィードバック＝答え合わせですが、新人とのコミュニケーションの機会としても活用できます。

 

ここまでの4ステップを「新入社員の初日に教えること」としてまとめておくと便利です。

新人教育における重要な3つのポイント

新人教育を効果的に進めるために、押さえておきたい3つのポイントは下記のとおりです。

• 相手の状況を理解し考えや意見を尊重する
• 新入社員教育マニュアルや研修ツールを整備する
• 新入社員教育チェックリストを活用する

各項目について詳しく紹介しますので、教育現場で参考にしてください。

相手の状況を理解し考えや意見を尊重する

新人側の状況や心境を理解した上で、ステータスや考えを尊重しましょう。
良いコミュニケーションを取るために重要なのは、相手の理解です。

 

相手がどのような状況で、どう考えているのかを的確に把握してはじめて、必要なアクションやアドバイスが行えます。
また、教育側が相手をしっかり見ていることが本人に伝わることで、真摯に取り組もうという自発性も生まれやすいでしょう。

 

個人によって向き不向きや好き嫌いは異なり、個性を無視した教育は効果的とは言えません。
一人ひとりの目標や将来のビジョンを含めて考慮して、有利なスキルの習得や経験の場をサポートしましょう。

新入社員教育マニュアルや研修ツールを整備する

新人教育を効率的に進めるために、新入社員教育マニュアルや研修ツールが役立ちます。
マニュアルを含めて教育制度が整備されていると、準備時間の節約が可能です。
また、新人の復習や振り返りもしやすくなり、わからないところを素早く解決できます。

 

現在はオンライン型システムなど、さまざまな研修ツールが登場しています。
チャット機能やフィードバック機能など、教育を効果的に実践できる多彩な機能を備えたものも少なくなりません。
業務内容まで一元管理できるタイプは、業務効率化に有効です。

新入社員に教えるべきことをマニュアル化してPDFに落とし込んでおくと、紙とクラウド上両方で保存でき、好きなタイミングで見直せます。

新入社員教育チェックリストを活用する

新入社員教育でのチェックリストの活用がおすすめです。
新入社員の目標設定とチェックリストを連動させることで、新入社員本人がゴール地点を言語化し、現在地を把握できます。
また、教育の目的を理解できるため、受講側の積極性やモチベーション向上にもつながるでしょう。

新入社員が研修を通じて、不足しているものを理解し、成長を感じられる教育の場が必要です。
また、研修後には、新入社員の自己評価を把握し、的確なフィードバックを実践します。

「新入社員へ贈る10のアドバイス」など、新人向けの情報をまとめて資料を作っておくと、教育研修などで活用できます。

新入社員教育チェックリスト

ここで、新人教育研修のチェックリストの作成ポイントと、そのまま使える事例を紹介します。

チェックリストの作成ポイントは下記のとおりです。

• 新入社員に教えることを網羅したリストである
• 目的や用途に応じてカテゴライズする
• 必要に応じてレベル別の項目を設ける

 

新入社員教育カリキュラムでも使える、ビジネスマナーのチェックリスト例を見ていきましょう。
基礎レベルの1から上級者の3まで、3段階に分けて項目を設定しています。

 

【言葉遣い】

1. 一般的な謙譲語・尊敬語を理解している
2. 基本的な敬語を身に付け、間違いに気付ける
3. 社内外の人が入り混じっても、正しい言葉遣いができる

 

【あいさつ】

1. 目線や分離例などポイントをおさえている
2. 明るい声や笑顔を意識している
3. あいさつが気持ち良いと褒められる

 

【身だしなみ】

1. 第一印象が他人の評価であると意識して整えている
2. 服装や髪型、爪、持ち物などのポイントを押さえている
3. 基本ができていて、相手や場面に応じて適切に選択できる

 

【報連相】

1. 報連相のポイントを押さえて実行できる
2. 報連相を自分から積極的に行っている
3. 成果を上げるために、上司や先輩にアドバイスを仰いでいる

 

【メール・チャット・SNS】

1. ビジネスメールで署名や定型文が使える
2. SNSやチャットでの注意点を把握して、適切に使える
3. ツールに応じて適切な使い分けができる

 

上記の事例は、新入社員の新人教育におけるチェックシートのテンプレートとして活用可能です。

【事例】UMUを使った新人教育チェックシートの活用例

ある企業では、毎月１回UMUの「アンケート機能」を活用して新入社員／OJT担当者に現状点検を実施。

1. 出来るようになったこと
2. まだ課題になっていること
3. 克服に向けて取り組むこと
4. そのために障害になっていること

結果を踏まえた上で、新入社員は、上記の4項目を提出し、「ディスカッション機能」を用いて、同期同士の相互フィードバック／OJT担当からのアドバイス入力といったことを繰り返し取り組みました。
結果、前年度と比較しても達成度のポイント向上に繋がりました。

【関連動画】：双方向フィードバック：新たな気づきと発見

このようにUMUは、運用での負荷を軽減できるだけでなく、新入社員の行動変容を促すための即時フィードバックを可能にすることで、パフォーマンスアップに寄与します。

毎月とまでいかなくても、集合させずに現場に投げかけることができる方法なので、是非チャレンジしてみてはいかがでしょうか？

 

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まとめ

新人教育では、ゴールや目的を決めた上で、具体的な目標を設定することが重要です。
仕事を教える際には、全体像を説明したあと自らが実演し、その後で本人に経験してもらうことが業務内容の理解と定着につながるでしょう。
新人教育を効果的に進めるために、相手の状況を理解し考えや意見を尊重することを忘れないようにしましょう。
また、マニュアルやツール、新入社員教育チェックリストを適宜導入し、教育制度を整えることも効率的な新人教育に役立ちます。

 

新入社員教育のカリキュラムとしても使えるチェックリストを、ぜひ活用してください。

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