「社員1人1人の生産性をアップしたい」「働き改革を促されているが、何から始めればいいのか分からない」このようにお悩みの方もいるでしょう。

実は生産性向上のためにまず見直すべきところは「ワークフロー」なのです。

 

ワークフローがルーチン化していると、なかなか生産性アップが見込めません。

そこで今回はワークフローを見直して生産性を向上させる方法を5つ紹介します。

 

また製造業で生産性アップのために活用される「5S」とは何なのかもあわせて解説。

ワークフローを見直して、効率的に生産性アップを目指しましょう！

生産性を上げる・高めるとは？生産性の意味

生産性を上げる・高めるとはインプットに対して、アウトプットの比率が増えることを意味します。

たとえば100の利益を10人で得るよりも5人で得る方が「生産性が高い」と言えるでしょう。

 

つまり生産性を上げる・高めるとは、少ないインプットでアウトプットの比率を増やすということ。

社員1人1人の生産性がアップすれば企業の利益アップが見込めるため、ワークフローや教育の見直しに注目が集まっています。

 

近年テレワーク導入企業が急増しています。同時に、テレワークによる生産性の低下を指摘する声や、データも出ているのが事実です。ただ、逆にテレワークによって生産性が上がった企業もあります。UMUの記事『テレワークで生産性が下がる？向上させる4つのコツと導入事例を紹介』では、テレワークの生産性を上げるコツや導入事例を紹介しているのでぜひご覧ください。

また、テレワークで生産性が下がっていると悩んでいる方も多いのではないでしょうか。UMUの記事『テレワークで生産性が下がる会社とその解決策』では、生産性が下がる要素や解決策も紹介しているのでこちらも合わせてご覧ください。

生産性を向上させる・高める方法5選

生産性を高めることは難しいと考えている方もいるかもしれませんが、実は生産性アップに直結する方法はあります。

とくに以下の5つの方法は効率的に生産性向上が見込めでしょう。

 

• ワークフローを見直す
• ムダな業務はないか確認する
• 社員の教育を強化する
• 社内・部署内での知識の格差を減らす
• システムやツールの導入を検討する

 

まずは最初に紹介するワークフローの見直しから、順を追って行ってみてください。

ワークフローを見直す

最初に行うべきはワークフローの見直しです。

ワークフローの見直しは改善が必要な部門ごと、または業務ごとに行ってください。

 

まずは業務の全体的なワークフローを確認し、細かい手順や流れもあわせてチェックします。

そしてその業務や部門に関わる社員を集め、ミーティングを行いましょう。

 

ミーティングではそれぞれが業務のワークフローについて思うこと、また問題点などを話し合います。

またワークフローがきちんと各社員で共有できているか、認識のズレがないかも確認しておきましょう。

ムダな業務はないか確認する

ワークフローの見直しが終わったら、ムダな業務の洗い出しを行います。

問題点を話し合うだけでなく、「どのようにしたら改善できるのか」「省ける部分はないか」を考えると次のステップに進みやすいでしょう。

 

また部門や業務ごとに「目的・目標は何か」を共通の認識として持っておくことも大事です。

目的や目標が明確であれば、ワークフローのムダに気付きやすいでしょう。

社員の教育を強化する

ワークフローを見直して個人のスキル不足が課題に上がった場合、社員の教育を強化してスキルアップできる環境を作る必要があります。

ワークフローのムダをなくし、社員1人1人がスキルアップすることでより生産性の向上が見込めるでしょう。

 

たとえば資格取得のための補助金を設定したり、スキルアップ研修を開催したりするのも効果的な方法です。

また部門や業務ごとに一丸となって学習に取り組むことで、団結力アップにもつながるでしょう。

 

生産性をあげるために行う研修をより効果的で有意義なものにしたいとお悩みの方も多いのではないでしょうか？UMUの記事『正しい研修効果測定の方法とは？課題と活用するためのポイントも紹介』では、「正しく研修効果測定を行うためのヒント」をいくつか紹介しているので、ぜひ合わせてご覧ください。

 

また研修後は適切なフィードバックを行い、今後の研修をより良いものにするためにはアンケートの設計が不可欠です。UMUの記事『効果的な研修後アンケートの作り方とは？作り方のポイントとテンプレートを紹介！』では、研修後のアンケートの効果的な作成方法とテンプレートも紹介しているので、ぜひ参考にしてください。

社内・部署内での情報格差を減らす

社内・部署内での情報格差を減らせば、ムダなワークフローを減らすことができるでしょう。

間違った認識や情報の伝達ミスはムダな業務や時間を生み出します。

 

また商品や企画に大きなミスが見つかれば、クライアントの信用を失うキッカケにもなるでしょう。

情報格差を減らす対策として有効なのが、必要な情報・正しい情報が一目でわかるナレッジベースを作成することです。

 

必要な資料や最新の情報を共有すれば、認識のズレや伝達ミスが減り、生産性向上につながるでしょう。

システムやツールの導入を検討する

生産性アップには業務や教育の効率化も大切です。

たとえばITシステムを導入すれば、業務の時短だけでなくミスを減らすことにもつながるでしょう。

 

また研修や教育をインターネット上で行えば、コストカットや社員のスキルアップが目指せます。

集合研修など直接顔を合わせて行う研修が難しくなってきた今、eラーニングなどのツールを導入する企業が増加。

 

ITシステムやツールの導入にはコストがかかるものの、生産性を大幅にアップさせることも可能です。

製造業で活用される「5S」は全ての職場で役立つ！

製造業の生産性を上げるために注目されている「5S」は、ムダな作業や時間、または場所を排除することができると言われています。

 

ここからは5Sとは何なのか、導入するメリットはあるのかを詳しく解説。

5Sは製造業に限らずさまざまな職場での生産性アップに役立つので、ぜひ参考にしてみてください。

5Sとは？

「5S」は「整理」「整頓」「清潔」「清掃」「躾」の5つの単語の頭文字を意味する、生産性向上のための手法です。

5Sの内容は以下を参考にしてみてください。

 

• 整理：業務に不要なものは処分し、場所を確保する
• 整頓：業務に必要な物品の場所や置き方を決め、ムダな時間を減らす
• 清潔：事故などを防止するために衛生管理を行う
• 清掃：社員が清掃を行い、快適に業務な行える環境を整える
• 躾：上記4つのSを実施するよう、指導して習慣化する

 

生産性向上だけでなく、事故防止、職場環境のためにも「5S」は有効と言えるでしょう。

5Sを導入するメリット

5Sの導入は企業にとって大きなメリットがあります。

おもに以下の4つの利点があるでしょう。

 

• 職場の管理体制強化

• 社員の意識向上

• パフォーマンス向上

• 職場環境の向上

 

5Sを社員が認識して自発的に行動すれば、生産性が向上するだけでなく、管理の手間も減らせるでしょう。

ワークフローへの意識で生産性アップは見込める

どれだけインプットの量を増やしても、ワークフローを意識しなければ、せっかくインプットしたものが溢れ出てしまう可能性があります。

生産性向上のためのツールとしてオンライン学習ツールを導入するのも一つの方法です。

 

『UMU』は最新テクノロジーを使った学び方・教え方、ワンストップの双方向オンライン学習ツール。

うまくワークフローに組み込めば、社員の団結力や生産性向上に役立ちます。

 

以下の資料では、ワークフローをどのように活用すれば生産性が上がるのかを詳しく解説しているので、ぜひ資料を無料ダウンロードしてみてください。

まとめ：生産性を上げる方法は早めの検討がおすすめ！

ワークフローのムダに気づかずにルーチン化してしまうと、生産性が上がらないだけでなく機会損失し続けることになります。

そのため、生産性を上げる方法は早めに導入するのがおすすめ。

 

ワークフローを見直して適切なシステムやツールを利用すれば、1人1人の生産性が上がり自社の生産性が大きく上がるでしょう。

また社員の団結力や意識が高まるというメリットもあります。

 

最終的には利益だけでなく、自社の環境改善にもつながるため、まずはワークフローの見直しから行っていきましょう。