テレワークで生産性が下がる会社とその解決策

新しい時代のラーニングプラットフォーム、UMU(ユーム)を提供するユームテクノロジージャパンです。

テレワークと生産性の関係については、これまでにも様々な議論が交わされています。テレワークという就労形態自体はコロナと共に始まったことではないのですが、今までは一部でしか適用されていなかったものがこうも多くの割合で導入されるようになると、やはり弊害は出てきているようです。

環境の問題、管理の問題、コミュニケーションの問題など懸念すべき項目は多々あるかと思いますが、大事なのはこれらが生産性にどう影響しているかということではないでしょうか。テレワーク下において企業がいかに生産性を保ち前進し続けることができるのか―今回はこのテーマについて考えてみたいと思います。

 

テレワークになって御社の生産性は上がりましたか?下がりましたか?

管理者の肌感として、生産性が「下がった」と感じている企業はたくさんあるかと思います。3月、4月はテレワークへの移行期でもあったので、環境設定(デバイスの確保やツールの使い方の習得)に時間が取られ生産性が下がったことは否めないのですが、テレワークが常態化したここ数カ月においてもまだ「下がった」と感じているようであれば、きちんと原因を掘り下げなくてはいけません。ひとつひとつ紐解いて考えてみましょう。

 

生産性が下がる理由として、どんなことが考えられますか?

生産性が下がる理由として考えられることはいくつかあります。大きくは「やり方の問題」「コミュニケーションの問題」「進行管理の問題」になるでしょう。

「やり方の問題」としては、ある目的に対してそこに到達するまでのプロセスが個人に委ねられてしまい、やり方の属人性が高まってしまうという問題です。もし目的を共有しているメンバーがみんな出社していれば、そこに向かうまでの方法や個々の動きなどを細かく擦り合わせることができますが、テレワークにおいてはプロセスがブラックボックスになりがちです。目的や目標のみが共有され、そこに向かうまでの細かい動きは個人に委ねられてしまうので、やり方にバラつきが出てしまい全体として非効率になってしまうこともあるかもしれません。目的によっては一人のハイパフォーマーが独走しているような状態でも成立しますが、長期的な視点では一人一人が必要不可欠な戦力として活躍する方がいいですよね。やり方の擦り合わせや共有はテレワーク時こそ綿密に行うべきでしょう。

「コミュニケーションの問題」は、テレワーク時のコミュニケーションツールの性質によるところも大きいと思います。テレワークで利用しているソフトやアプリは何ですか?日常業務の連絡であればメールやスラック。会議やミーティングではZoomやTeamsといったところでしょうか。このようなツールは仕事上の特定の目的のための手段としては最適かもしれませんが、「関係性を深める」あるいは「信頼関係を築く」といった、仕事以前のそもそもの人間関係構築を目的として使用するにはいささか固いツールかもしれません。

人間関係を築くには思ったことや感じたことをシンプルに伝え合うことも大切です。最近読んだ本、お勧めの店、ちょっとした出来事など、これまでは業務中の雑談として発言する場はありましたが、テレワークになると「わざわざ」何かのツールを使って発信することになるので気後れしてしまうというわけです。これが業務とは関係のない話ならまだしも、業務上必要な質問や情報発信などまでが疎かになってしまうと後々大きな問題になっていきます。発信の気軽さ、そしてそれが許される場が用意されている必要はありそうですね。これらのツール以外にも、柔らかい対話の受け皿となるようなツールを模索してみてはいかがでしょうか。

「進行管理の問題」もあります。社員の仕事の進行が見えない、何をどれだけやっているのかわからないといった問題はこれまでにもありましたが、それがテレワークになると余計に加速するかと思います。そもそも仕事の管理というものは、本人で行うのが一番理想です。自己管理がきちんとできる人であれば出社時もテレワーク時もそれほど目を光らせて管理しなくても良いのですが、みんながみんなそうではないから問題なのです。テレワーク時は日報の報告や進捗の確認などをいつもよりも綿密に行う必要がありますね。

ところで何をどれだけやっているかを管理する前に、ちゃんとやっているかどうかという不信感が先にきていませんか?テレワーク時の管理の問題の本質はここにあるような気がします。もし目が行き届かなくなったから不安でしょうがないというような関係であれば、それは生産的な関係とは言えません。不信感は相手にも伝わります。日頃から上司と部下の間に確固たる信頼関係が確立されていれば「あいつならしっかりやっているだろう」という安心感のもとでお互いに業務を遂行できます。信頼されていると「それに答えよう」さらには「期待以上の結果を出そう」と高みを目指すようになるのではないでしょうか。テレワークにおいても能力を最大限に発揮し合えるような関係になるには、日頃から信頼関係を構築しておくことが大事かもしれません。

 

生産性が下がらないための工夫とは?

では一体、テレワークでも生産性が下がらないようにするにはどうしたらよいのでしょうか?

それには「情報共有の徹底」「業務にプライオリティをつける」「コミュニケーションに“遊び”の領域をつくる」ことが効果的かと思います。

 

「情報共有の徹底」

リアルに出社していないと、誰が誰とやりとりしているのか、何をしゃべっているのかわからないものです。もちろん全てのやりとりを共有するわけにはいきませんが、社内でのやりとりはできるだけオープンにし、全員が見えるような状態にしておきましょう。カレンダーの共有や日報の共有などは簡単にできます。お客様とのやりとりも可視化し、何がどこまで進んでいるのかわかるようにしておくと、確認の手間が省かれます。業務の進捗が聞かないとわからないようでは、確認を怠った時点で情報から取り残されてしまうこともあります。そうならないためにも会社で起っていることの丸ごとをいつでも見れるようにしておきましょう。大きな組織の場合、部署などグループ単位などでの情報の可視化は必須です。

 

「業務にプライオリティをつける」

テレワークになって仕事に充てる時間が増えたことは事実です。しかし、時間の総量と生産性は必ずしも比例しません。時間が限れている方が高い集中力で取り組め、良い結果を出せる人もいるかもしれません。たっぷり時間があることでダラダラと取り組んでしまい、もしかしたら効率が落ちてしまったなんてこともあるかもしれませんよね。通勤がなくなって増えた時間を誰もが有効活用できているとは限らないのです。

そのため、メリハリのないテレワークという状況で全ての業務に対して同じような密度で取り組んでしまうようであれば、業務を一度洗い出しプライオリティーをつけることも重要だと思います。具体的な数値を伴う目標、期日などを意識し、業務の中にも強弱をつけると密度も変わってきます。時には「捨てる」判断も必要です。組織としてもプライオリティを明確にしやるべき事にフォーカスすると、全体のパフォーマンス向上も期待できます。日々、プライオリティを見直し、プライオリティに集中する習慣を身につけましょう。

 

「コミュニケーションに“遊び”の領域をつくる」

業務上の雑談の重要性はあちらこちらで取り上げられています。日々の雑談から新しいアイディアが生まれることや、雑談が社内の円滑油になることなど「雑談」と「生産性」は密接に関わり合っているのです。これらは対面していれば成立しやすいですが、テレワークだとハードルが高くなりますよね。「わざわざ言うほどのことだろうか」「突然こんなことを言ったらお門違いかな」と躊躇してしまうことでしょう。そうならないためにも雑談を生みやすい環境をつくってみてはいかがでしょうか。

まずは、上司が雑談を許可あるいは歓迎するという意思表示をすることが大事だと思います。「例え業務に直接関係のないことでも遠慮なく伝えていいんだよ」と一言でもあれば雑談のハードルは下がると思います。上司自らが積極的に雑談を投げかけてもいいかもしれません。「あ、こんなことも書いていいんだ」と思わせるアクションをあえてとってみることは大事です。

そして雑談専用の領域をつくるという方法もありかもしれません。いざ雑談を投げかけてみようと思っても、業務上のやり取りの中にいきなり挿入させるのは抵抗があります。そこで雑談や小話など業務とは関係のないこと専用の領域(チャンネル)をオンライン上でつくり、そこに気軽に投稿できるようにしてみるのはいかがでしょうか。そこでは仕事では見せない一面や人となりが垣間見れるかもしれませんよ。

 

UMUというプラットフォームで解決できること

UMUは学びのプラットフォームです。学びという共通の目的があるからこそ生まれる連帯感もあるのですが、学び以外でもUMUは生産性の向上に繋がるような効果的な働きを見せています。

UMUでは誰もがコンテンツの提供者になることができるので、専用チャンネルを開設し、そこで惜しみなく自分の得意分野を発信することができます。また、発言や投稿に対してもコメントやフィードバックを気軽に返すことができる設計になっているので、オンラインの中で自然と双方向性が生まれます。情報共有、行動の可視化、データの蓄積などにおいても優れたパフォーマンスを発揮するので、対面時よりも人との関わりが密接に感じられるかもしれません。

テレワークにも強いプラットフォームとして、UMUを積極的に取り入れてみてはいかがでしょうか。

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