【UMU新機能】「組織機能」がローンチされました!

 

皆様、こんにちは!UMUカスタマーサクセスです。
いつもUMUをご利用頂きまして誠にありがとうございます★
本日は、12月4日にローンチされました「組織機能」についてご紹介をさせていただきます。

 

組織機能とは、組織単位で学習を運営、管理する機能です。

組織機能を活用することで、組織単位に基づいて、研修コンテンツを整理し、研修効果をモニタリングすることができるようになりました。

システム管理者権限を持つアカウントにて、組織マスターの登録、組織マネージャーの設定が可能です。また、受講タスクの割り振り、シェア、連携をする際に、組織単位で行うことができます。
※現状の「グループ」機能は従来通りご利用いただけます。グループと組織を兼用することもできます。

それでは、組織機能の作成方法や具体的に何が出来るのか?詳しくご説明いたします。

 

1.組織マスターの作成

権限:システム管理者

バックグラウンド管理の組織管理のページにて、作成した組織を一覧で確認することができます。特定の組織をクリックし、組織に所属するメンバー、マネージャー、下位組織を確認することができます。

組織マスターを個別、または一括登録することができます。
   (最大20階層まで作成可能です)

個別登録:
組織管理の「下位組織を追加」をクリックし、組織名を入力し、上位組織を選択します。

一括登録:
初回は一括登録のExcelテンプレートを使って組織を登録する方法をオススメします。

バックグラウンド管理ー組織管理ー組織管理ー「+組織の一括登録」をクリックし、
Excelテンプレートをダウンロードし、組織情報を入力します。

 

完了したら、ファイルをアップロードします。

※注意点※
上下組織を’-‘(半角ハイフン)で繋いでください。
最上位の組織から入力してください。
例)”営業本部-エンタープライズ営業部-関東エリア”。

 

2. 組織にメンバーを追加

権限:システム管理者

①既に登録済みのアカウントを所属組織に追加するには、アカウント管理の「ユーザーまとめて追加」、または、組織管理の「一括追加/編集」より、Excelテンプレートを使って、組織情報を入力し、アップロードします。

※注意点※
アカウントを新しい組織に追加する場合は、まず組織を作成してから、選択してください。
アカウントの一括登録テンプレートで新しい組織を作成することはできません。

 

②アカウントを個別で新規登録する場合、組織管理の「メンバーを追加」、またはアカウント管理の「アカウントの追加」より、アカウントを作成し、所属する組織を選択し追加します。

 

3. メンバーを移動

権限:システム管理者

現在の所属組織からメンバーを削除、または新しい組織に追加することができます。

 

また、アカウント管理ーユーザーをまとめて追加のExcelテンプレートより、所属組織を更新(上書き)することができます。

 

 

4. 組織の編集・削除

権限:システム管理者

①特定の組織を選択し、「編集」より組織名や、上位組織を編集することができます。

 

②組織の削除
組織を削除する場合は、所属メンバーを削除してから、組織を削除してください。
削除をすると、現在選択した組織と下位組織が一緒に削除されます。

 

5. 組織に“マネージャー”を設定する

権限:システム管理者

①組織にメンバーを追加した後に、マネージャーを設定することができます。

 

②マネージャーは複数名設定することが可能(マネージャーの設定は必須でありません)
全ての権限(システム管理者、学習管理者、講師、受講生)をマネージャーに設定することができます。

 

6. コース・学習プログラムのシェア、割り振る、連携で「組織選択」が可能に

権限:システム管理者、または組織のマネージャー

システム管理者、または組織のマネージャーが、組織に対してコース・学習プログラムをシェア、割り振る、連携することができます。

<シェア>

 

<連携>

 

<割り振る>

①システム管理者は全ての組織を選択し設定できます。

②マネージャーは自身が管理する組織と下位組織に対して設定可能です。

 ※マネージャー設定されていない、学習管理者・講師の画面には「組織選択」が表示されません

③システム管理者またはマネージャーが、組織にタスクを割り振りを行う際、その組織のすべての下位組織にも適用されます。

④過去(直近10回)に割り振ったアカウントやグループ、組織が候補として入力欄の下に表示されます。

 

 

 

7. 受講生管理やダッシュボードの受講データの見え方について

 

①ダウンロードしたExcelに、「所属組織」という列が追加されます。
※組織情報をまだ設定していない場合は、”-”ハイフンで表示されます。

・システム管理者がコースや学習プログラムの「受講生管理」、「受講タスク」からデータをダウンロードした際に、全ての組織情報を確認できます。

・組織のマネージャーがデータダウンロードした際に、自分が管轄メンバーの「組織」情報のみ表示されます。他の組織のメンバーの「所属組織」の情報は空欄で表示されます。

 

②組織でフィルターして、特定の組織のデータを絞り込んで確認することができます。

 

 

8.組織とグループの違いと使い分け

■形式

グループ:組織階層関係なく、自由に形成することができる
組織:組織階層に基づいて作成する

■タスクの割り振り

グループ:複数のグループに対して割り振りする際に、全てのグループを指定する必要
組織:上位組織のマネジャーであれば、上位組織を一つ指定すれば、配下の組織に対して一括で割り振り可能

■権限

グループ:グループの管理者は学習者管理者権限以上が必要
組織:組織のマネージャーは全ロール設定することが可能

 

グループはより柔軟で、並列な集合体であるのに対し、組織は、企業の組織体制に合わせた、多層的なツリー構造です。

  • 任意の受講生をまとめて学習させたい場合、グループを使った方が簡単です。
    • 例えば、同じ職種・同じ役割、同じ学習プログラムに参加する人たちをグループとして作成する。課外活動のようなイメージです。
  • 組織単位で学習活動を進める場合、組織機能を活用すると管理・運用がしやすいです。
    • 上位部門は下位組織を含む関係で、階層で分けることができ、実際の企業の経営体制に合わせて、より直感的に対応することができます。
    • 組織内のメンバー異動の運用がより簡単になります。
    • 学習者がある組織に属すると、その組織の上位レベルのすべての組織に同時に所属することになります。
    • 組織内の組織レベルごとにマネージャーを設定することができ、権限のコントロールがより細かく、より厳格になります。
  • 現在、コースの作成者・連携先のユーザーでしかタスク割り振りはできませんが、今後、自身が作成・連携されていないコースでも、組織のマネージャーであればタスク割り振りが出来る機能が開発予定となっております。

 

\よくある質問/

Q1. 下位組織が紐付いている状態で、上位階層を削除した場合の挙動はどうなりますか?
A1. 上位組織とその配下の組織が同時に削除されます。

 

Q2. とあるグループ・組織両方に所属するユーザにおいて、シェア・割り振り・連携をグループに割り当て、組織に対して未割当の場合、各種割り当ては有効になりますか?
A2. グループと組織は連動しないため、グループへの割当のみ有効になります。

 

Q3. 「バックグラウンド管理ー組織管理」で組織名を変更した場合、既にタスク割当した組織の名前も変更されますか?
A3. はい、変更されます。

 

Q4. 組織メンバーに変動がある場合の挙動はどうなりますか?
A4. 
・割り振り・連携:新しく追加されたメンバーには適用されません。
・シェア・トップページの閲覧権限:新しく追加されたメンバーに適用されます。
 ※組織から外されたメンバーは対象外となります。

 

Q5. 講師権限の方が「組織を選択」ボタンが表示されなかったのはなぜですか?
A5. システム管理者以外は、組織のマネージャーに設定されていないと「組織を選択」ボタンが表示されません。
システム管理者、またはマネージャーに設定されたアカウントは、「組織を選択」ボタンが表示されます。

 

Q6.マネージャーは割り振ったコースの、受講データや提出された課題を確認出来るようになりますか?
A6. 
・バックグラウンド管理画面でデータを閲覧したい場合は、マネージャーは「システム管理者or学習管理者」権限である必要があります。
・提出された内容を見るには、コースがマネージャーに「連携」されている必要があります。

 


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