リモート新人研修を導入する際の注意点、成功事例

リモート研修の現状

新型コロナウイルス感染症をきっかけに自宅で人と直接接触を避けながら行えるリモート研修は、

感染のリスクを押さえながら行えるので、今の時代にフィットした研修形態となりました。

 

もともとは、2018年に成立した「働き方改革」により多様化したライフスタイルや、生産性の向上を目指しリモート研修そのものは推奨されていました。

しかし導入の難易度の高さから実際に導入する企業は多くありませんでした。

 

緊急事態宣言の発令後は対面式での研修が不可能になり、リモート研修を導入せざるを得ない状況になったことで多くの企業はようやくリモート研修が浸透しはじめました。

実際に導入してみると時間や場所の制約が減り、開催側も受講側も楽になる等のメリットから人材育成のトレンドになりつつあります。

 

今後のリモート研修

先ほどもお話ししたように、開催側も受講者も制約が減り両者への負担が少なくなったことでリモート研修がベーシックになり、

これまでの集合研修というものは「特別なイベント」に近いものになると考えられます。

 

新型コロナウイルスの影響は、まだまだ油断はできませんが徐々に出社を促す企業も増えつつあります。

しかしネット上の様々な企業のアンケートをみると、リモートでの業務を続けたいという企業が半数を超えています。

 

今後もリモートでの業務や研修を取り入れる企業が増えていく一方で、全ての業務をリモートで対応するのは難しいのが現状です。

そこで、リモートというひとつの選択肢として柔軟に取り入れていくスタイルが主流になるでしょう。

 

ブレンドラーニングの可能性

多くの人事や企業の担当者は、自身が体験することで改めてリモートでの可能性やメリットを考えることができました。

以前からキーワードではあった、オンライン上での学習と集合研修を融合させた「ブレンドラーニング」という言葉は、再び脚光を浴びはじめました。

 

ブレンドラーニングとは一貫した教育プログラムの過程の中に一部だけでもオンライン教育の要素を取り入れた教育方法のことです。

講義の一部を映像化する・事前に配布する教材を画像化するなどオンラインとなる要素は多くあり、定義の範囲は広いです。

 

私たちは、日々「気付き」を得ています。学びの瞬間を見逃さずにそれらを深めていくにはツールの存在が不可欠です。

毎日の気づきを無駄にしないために、オンラインツールを最大限に生かして常に学びの中にいるような状態をつくっておくことが

これからの企業には必要なのではないでしょうか。

 

リモート研修を導入することのメリットとデメリット

研修をはじめとした学習のリモート化ですが、もちろんメリットとデメリットは存在します。

はじめにメリットとデメリットの両方を理解して、導入後に慌ててトラブルに対応することのないように準備をしておきましょう。

 

リモート研修導入時の2つのメリット

 

安全性の確保

言うまでもありませんが、通勤となるとさまざまなエリアから交通機関を経て多くの人数が1箇所に集まらざるを得ないので、

人同士の移動や接触の機会を極力減らすことができます。感染症拡大のリスクを下げることは、企業の取り組みとしてもこの時代非常に重要なポイントですね。

 

会場や資料の準備やコストが削減

従来のように紙資料を用意して配布するフローがなくなります。また大きな会場の手配やそれに伴う資料など、

配布物等の準備が必要なくなるので、会場や資料作成の手間を必要最低限に抑えることができます。

 

リモート研修導入時の3つのデメリット

余裕を持った準備が必要

緊急事態宣言にともない、準備期間が十分にない企業はもちろん当初からリモートの計画をしっかり立てていた企業ですら

使用するデバイスの出荷が遅れることがありました。あらかじめ検討していても、思うように支給が間に合わないケースもあるので

準備期間には余裕を持っておきましょう。

 

導入に伴う環境のサポートが必要

会社で一括して、ネット環境とデバイスの支給が対応できれば良いですが、もしそうでなければ、

自宅にネット回線の準備を引いていない社員に対してモバイルWi-Fiルーターなどの貸し出しや、カメラ・マイク機能が対応しているデバイスの購入補助など。

あらかじめ受講者の環境を確認しておいて、それぞれのサポートが必要になります。

 

1日全てをリモート研修で完結するのは難しい

この後少しお話しをしていますが、リモート研修は従来の集合研修に比べて集中力の維持や疲労が課題となります。

取り入れる際は、午前中はリモート研修で、午後は別の研修や課題に取り組むようにするなど並行して進めるような工夫が必要です。

 

リモート研修導入時の4つのメリット

SDGsへの取り組みに貢献

導入時のメリットとしてもお話ししましたが、研修に伴う資料がペーパーレス化できるので、トレンドであり企業の目標でもあるSDGs

(※廃棄物の発生防止、削減、再生利用及び、再利用により、廃棄物の発生を大幅に削減する12.5:より抜粋)への取り組みに貢献ができます。

 

監督者の自由な出入り

担当者や監督者は研修の様子を見学したい場合は、入退室のタイミングへの配慮や、階をまたいだ物理的な移動が必要でした。

しかしリモート研修では、自身の業務を進めながら好きなタイミングで見学をすることが可能になり、移動も不要なので時間の有効活用ができます。

 

効果的なロールプレイング

電話対応のロールプレイングを例に取ってみます。電話をかける側・受ける側がそれぞれカメラをオフにして実際の電話のように

顔が見えない状況を作って実践することで、言葉遣いや声のトーンなど、よりリアリティを持った演習で実践力が鍛えられます。

面識のない・エリアが違うなどの受講者同士でペアを組めばよりリアリティのある研修が可能です。

 

効率の良い学習のペース

オンラインによるリモート研修では個々の学習データが残るので、それを元に受講者ごとの得意不得意を分析し、

苦手領域を繰り返し練習させるようなサポートもできます。コメントのフィードバックやコーチングも随時行われるので、

学びの性質が能動的なものになり、反復・練習の総量が増えます。

 

リモート研修導入時の3つのデメリット

セキュリティへの対策がより必要に

オンラインでの受講者の顔や声、さらには企業の機密情報のやりとりなど多くの情報が行き交うことになります。

ネットワーク外部からの侵入やアカウント・パスワードの管理などについては、より厳重に注意をする必要があります。

 

受講者のモチベーション管理が難しい

受講者は、ネットで画面越しの声を聴き取ることや、発言のタイミングなど普段とは違う気のつかい方をする場面が増えるので、

より疲労を感じ集中力が低下しやすくなります。適度な休憩をはさんで、受講者が集中して取り組める配慮が必要です。

 

コミュニケーション不足

仕方のないことですが、オンラインでの研修になるとリアルな交流の機会が減ってしまいます。対面の研修であれば、休憩時間に近くの受講者同士でコミュニケーションを行い、親睦を深めることができました。リモート研修ではディスカッションのタイミングを増やしたり、グループワークの作業を増やすなどの工夫が必要です。

 

 

起こりやすいトラブルにも事前の準備を

よくあるトラブルの例として、

 

・指定されたURLにアクセスできない

・カメラが起動しない

・マイクが起動しない

 

などが挙げられます。主な原因として、

 

・推奨されているブラウザを使う

・パソコン本体の設定がオフになっている

 

といったことがほとんどなので、あらかじめ「よくあるトラブル集」などのマニュアルを作成して、事前に配布できると親切です。

もしくは仮のURLを発行するなどし、問題なくアクセスできることを確認しておくことで、当日はスムーズなスタートを切ることができます。

 

UMUでできるリモート研修

UMUはこれから定番となる「オンライン」というスタイルに完全対応させたプラットフォームとして、

さまざまな機能を持ち合わせています。ここではUMUの特徴について一部をご紹介します。

 

ラーニングサークル

研修効果を高めるためには、学んだことをアウトプットし続け、それに対して適切なフィードバック&コーチングを受けることが大事です。

オンライン化によってこれらの機会は格段に増しました。私たちは研修をイベントではなく、行動変容に至るまで継続的に行われるプロセスだと考えています。

インプットとアウトプットを繰り返し、それに対しての反応も得続けることができる。これがプロセスとしての学びです。

学習→反復練習&フィードバック→実践を1サイクルとし、これを繰り返すことによって学びは最大化されるのです。

 

AI機能

プロセスとしての学びの一例として、AI機能についてご紹介します。プロセスとしての学びでUMUは優れた性能を発揮します。

フィードバック&コーチングに関してはそれが先輩や上司からのものだけではなく、UMUを利用するとAIによるフィードバック&コーチングも可能です。

 

例えば受講者が画面に向かってロールプレイングをしたら、それをAI機能が「表情」「音声」「ジェスチャー」などの項目ごとにジャッジし、

「流暢に喋れてますね」などのコメントと共にレーダーチャートを出してくれます。AIで自己練習を一通り行った後は動画機能を使います。

自分のロールプレイを動画にアップして先輩からのフィードバックをもらいます。

 

さらには録画機能を活用して、自分のロールプレイを何度も見て復習することや、他人のロールプレイを見て参考にすることもできます。

講師×受講者だけではなく、受講者×受講者の関係も生まれるわけですね。

 

UMUのアプローチ

さらに、UMUは研修の質を高めるだけでは不十分だと考え、その事前・事後へもアプローチし学びを確実に定着させます。

かの有名な「70:20:10の法則」に従うと、企業における学びも10%の研修部分だけではなく、

20%の薫陶と70%の経験の部分にもアプローチしていく必要があるということです。

 

UMUはまさにここに着眼して、ダイレクトにアプローチをしているプラットフォームです。

UMUの学びは否応なく実務の中にも浸透し、もしかしたらそれが学びだと気付かないくらいに自然に日常の中に溶け込んでいるかもしれません。

 

私たちのミッションは学習活動をプロデュースすることです。

それは学びに関わる人同士が影響し合うようなラーニングエコシステム(生態系)を創ることであり、実現の手段としてテクノロジーを使っているのです。

「世の中に、生き方、働き方、学び方の新しいパラダイムを広げる」

というユームテクノロジージャパンの理念は、これからの時代を生き抜くための大きなヒントになるのではないでしょうか。

 

成功事例

導入いただいてる企業様の事例を抜粋してご紹介いたします。

詳細はこちらのページよりご覧ください。

 

株式会社ミキハウス 様

―UMUは「ジュエリーボックス」、学ぶ内容によって組み合わせが可能

―UMU以外のマイクロラーニングの仕組みを既に導入していたと思いますが、UMUの使い勝手はいかがでしたか。

既存のe-learningとUMUは作り込みの考え方が違うと感じました。UMUはいわば「ジュエリーBOX」。作った学習ツールが1回使って終わり、ではなく、蓄積されていく。そしてその中から学ぶ目的や対象に合わせて最適のコース(コンテンツ)を選び、組み合わせて1つのプログラムを構成する、いわゆる「キュレーション」できる柔軟性がありますね。

これまではこの概念がなかったので、慣れるのに少し時間がかかりました。でも、一度理解ができればとても使い勝手が良いです。

コピー機能も便利ですね。使い込むほど手間が省けてスピードも上がり、かつ、よりレベルアップした仕上がりになっていきました。

また、インターフェースがわかりやすくホーム画面(トップページ)のカスタマイズが簡単なのもいいですね。気軽に差し替えできるので、画面に新鮮さを出せます。そのときの課題、会社の方向性―推薦したい内容を目立つように設定できますし、クラスによって変えられるのもいいなと思いました。

日々状況が変化する中での今回の研修は、「どんな状況であっても本質を外さず、柔軟に対応して行く」という会社の姿勢を伝えることができ、結果的に新入社員の信頼を得ることができたと思います。また、私たち自身も、新入社員から沢山の「気づき」や新たな発見をもらいました。私たちのそのチャレンジをしっかり支え、促進してくれたのが、UMUの操作性や仕組みの秀逸さだったということは間違いないと思います。

 

富士ゼロックス株式会社 様

―実際に使ってみた感想を教えてください。

コンテンツがとても作りやすく、直感的に操作できました。

また受講者にとっても、インターネットが接続できる環境さえあれば学習することができるため、学びたいものにアクセスしやすいですよね。

 

コロナの影響でプログラムを急遽eラーニングに組み換えた部分も多く、急ピッチでのプログラム作成となってしまったのですが、

UMUは学習ポータルの構築が非常に簡単で、短い準備期間でもスムーズに進めることができました。

デジタルネイティブ世代のおかげか、受講生側にはeラーニングもリモート研修も全く抵抗感なく受け入れてもらうことができました。

不満も全くなく、むしろ教える側よりもスムーズに使いこなしていて(笑)、研修のDX化という方向性は間違っていないんだな、と改めて感じることができました。

 

―社員のみなさんからの反応はいかがでしょうか。

コロナの影響で自学習が増える中、他社さんだと課題図書を渡されて、「読んでおいてください」ということもあったそうです。

一方UMUを導入する弊社はインタラクティブな教育コンテンツを用意していたため、「先進技術を取り入れている会社なんだ」と

新卒社員に感じてもらうことができ、そういった面でも導入しておいてよかったと感じています。

今年の新卒は、入社早々在宅勤務を強いられていました。新卒自身の孤独感はすごくあったと思います。社員同士が直接触れ合えず、

組織に属しているのにその感覚が無い、という状態が2ヶ月近く続きました。

 

その中で、UMUを使うことで、社員同士が「同じ領域」で「同じ空気感の中にいる」という雰囲気を醸成できたように感じています。

UMUを通して全国各地の同期の進捗状況を見ることができたため、競争心が生まれたり、「自分も頑張らなくては」という責任感のようなものも生まれていました。

 

株式会社ワコール 様

―UMUの導入で業務改善が進み、生産性が大きく向上

―実際にUMUを導入して、どのような成果がありましたか。

 

第一に、UMU導入によって業務改善が進み、生産性が大きく向上しました。

例えば、研修の応募管理や受講後アンケートなどを一元管理できるため、人事部側のヒューマンエラーがなくなり、とても助かっています。

 

また各プログラム評価の経年比較が容易にできるため、アジャイル型で研修開発を進められると同時に

外部講師へのフィードバックや共有も迅速にできています。

 

その他の実例としては当社ではグローバル人材育成の一環として海外語学研修があります。

2019年度の研修生は4ヶ月間をカナダの語学学校に通い、そのあとワコールアメリカを訪問し

ニューヨークエリアのマーケットリサーチを行うといったプログラムです。

 

彼らには毎月2回、英語のレポートを提出してもらうのですが、UMU導入以前は

メールでのやりとりを私と各研修生との間で行うという1対1のフローでした。

しかし、UMUを活用することで研修生同士がお互いのレポートをタイムリー見ることができるようになり、

相互にフィードバックしあえるという環境が生まれました。

 

さらに、帰国後の最終レポートをUMUにアップロードし、誰でもコメントできるようにしたことで、

「学び」と「成果」を派遣された研修生だけに留めるのではなく、研修には参加していない社員にも共有することができました。

結果的には本研修の意義や目的、内容を詳しく知らなかった社員にも、本研修やアメリカの市場動向について

理解を深めてもらうことができたと感じています。

 

最後に

リモート研修は対面の集合研修とは違う準備や設計などのオペレーションが必要になります。

しかし、リモート研修だからこそ効果のある内容や設計もあります。

目まぐるしく変わっていく世の中に取り残されないように、まずは一歩踏み出してみませんか?

 

この記事が、リモート研修の導入検討にあたって参考になれば幸いです。

 

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